Desatero pro maily

Desatero pro interní e-mailovou komunikaci v iMi Partner

Především se vždy řídím firemními hodnotami:

- vstřícnost (ochotně pomůžu),

- otevřenost (sdílím všechny podstatné informace)

- spolehlivost (vždy reaguji, a to co nejdříve)

- profesionalita (vyjadřuji se srozumitelně, poskytuji úplné a ověřené informace)

- týmová spolupráce (jsem si vědom toho, že mé jasné zadání nebo reakci ostatní potřebují, aby mohli i oni dobře dělat svou práci)

          1. Slušnost 

- Vyjadřujeme se slušně, nikoho neurážíme a z ničeho neobviňujeme

- Dáváme si pozor na vytváření domněnek – nikdy nemůžeme znát všechny okolnosti

- Nejsme zbytečně osobní, ani si nic osobně nebereme

- Do mailu nepatří žádné negativní emoce (vztek, naštvanost…)

- Pozitivní emoce jsou žádoucí (radost, poděkování…)

          2. Zdvořilost

- začínáme pozdravem, oslovením – ale v pokračující komunikaci na jedno téma nemusíme opakovat

- za odpověď na otázku nebo vyřízení požadavku poděkujeme

- OK bereme jako zdvořilou odpověď

          3. Diskrétnost

Nedávám do kopie žádnou jinou osobu nebo nepřeposílám maily jiné osobě, pokud obsahují osobní informace

          4. Odpovídání

- Obsahuje-li e-mail otázku/prosbu/požadavek, vždy odpovím – pokud možno do 24 hodin

- Pokud neznám odpověď, potvrdím přijetí a sdělím, kdy na problému budu pracovat

- Pokud mail neobsahuje otázku/prosbu/požadavek – nečekám odpověď

- Pokud je v předmětu slovo URGENT, odpovídám CO NEJRYCHLEJI + sdělím termín vyřešení. Předmět URGNET nezneužívám a respektuji čas ostatních.

- Netýká-li se žádost mě, přepošlu zodpovědnému a v kopii autorovi

           5. Stručnost, výstižnost, konkrétnost, použitelnost

- Podávám vždy kompletní informace – i takové, které druhá strana „přece musí vědět“

- Podstatné informace zdůrazním nebo zopakuji

- Neodkazuji na historii komunikace – důležité informace zopakuji

- Respektuji čas druhých a proto pokud nepotřebuji odpověď od 24 hodin, sdělím nejpozdější termín odpovědi.

- Každý mail si po sobě před odesláním aspoň jednou přečtu a posoudím, jestli dává smysl

           6. Pokud dám někoho do kopie

- Neočekávám reakci

- Posílám jen těm, kteří tu informaci skutečně potřebují

           7. Přeposílání mailů

- Pokud vím, že text nebo jeho část může příjemce použít i pro komunikaci mimo firmu, používám vždycky českou diakritiku a spisovnou češtinu.

- Při přeposílání mažu nepodstatnou minulou komunikaci

           8. Předmět e-mailu

- musí odkazovat na obsah sdělení – nepoužívá obecné výrazy

- slepě nekopíruji při přeposílání – upravím, aby příjemce věděl hned, o co jde

           9. Vykřičníky

- Nezneužívám vykřičníky, spíš používám emotikony (smajlíky), ale nepřeháním to s nimi

           10. Mail neřeší všechno

- Často je rychlejší telefon a osobní vysvětlení, než dlouhý mail

- Když nerozumím zadání, zeptám se a zbytečně nenatahuji korespondenci

- Nikdy neposílám mailem soubory větší, než 15 MB (využívám webové služby typu Úschovna.cz)